Wstęp.
Przedsiębiorstwa i firmy mają szeroki wachlarz możliwości, jeśli chodzi o wybór systemu telefonicznego. Tak więc możesz się zastanawiać: jak stworzyć "krótką listę" z setek dostępnych opcji? Jakie funkcje należy wziąć pod uwagę przy wyborze najlepszego systemu telefonicznego dla Twojej firmy? Proces w takich przypadkach może być czasochłonny.
Większość firm korzysta z rozwiązań telefonicznych, nie wiedząc, czy są one dla nich odpowiednie. W dzisiejszych czasach, dzięki postępowi ery cyfrowej, opcje, z których możemy wybierać są różnorodne i nie jest konieczne posiadanie fizycznego urządzenia do odbierania naszych połączeń.
Usługi stacjonarne i fizyczna centrala telefoniczna.
Choć nadal często można spotkać wiele firm korzystających z telefonów stacjonarnych i analogowych, to warto zauważyć, że nie jest to najwygodniejsza opcja pod względem kosztów. Firmy korzystają z tych systemów telefonicznych od dziesięcioleci, ale zmiany w nowych technologiach sprawiły, że stały się one przestarzałe w porównaniu z innymi opcjami omówionymi poniżej.
Odbiorcy indywidualni po prostu podłączają telefon do gniazdka i zaczynają dzwonić, ale w przypadku firm wymagania są trudniejsze. Często potrzebują one fizycznych centralek, które zajmują dużo miejsca i nie zawsze zapewniają ciągłość usług. Co więcej, w czasach tak powszechnej telepracy, systemy te są mało przydatne, gdyż możemy odbierać połączenia tylko z miejsca, w którym znajduje się urządzenie, bez możliwości przeniesienia.
Dlatego też, pomimo swoich zalet, nie są w stanie dostosować się do nowoczesnego, cyfrowego świata, ponieważ nie są elastyczne i nie współpracują dobrze z innymi systemami biznesowymi. Z tego powodu są one bardzo nieodpowiednie dla każdej firmy, zwłaszcza tych, które są duże i zatrudniają wielu pracowników. Są one również często drogie w instalacji i wdrożeniu, ze względu na ilość specjalnego sprzętu, który trzeba zakupić.
Usługi telefonii VoIP.
Jak wspomniano powyżej, tradycyjne systemy telefoniczne ustąpiły miejsca nowoczesnym systemom znanym jako VoIP lub telefonia cyfrowa. Jest to rozwiązanie preferowane przez współczesne przedsiębiorstwa. W takich przypadkach głos wędruje przez Internet, a w jego obrębie możemy znaleźć dwa rodzaje: tradycyjne rozwiązania telefonii IP oraz rozwiązania działające poprzez WebRTC.
1. Tradycyjna telefonia IP.
Choć są one nieco tańsze od tradycyjnej telefonii IP, to w tych przypadkach należy zakupić sprzęt i utrzymywać go we własnym zakresie. Zazwyczaj działają one poprzez urządzenie, które jest podobne do fizycznej centrali PBX, ale zajmuje mniej miejsca. Oznacza to, podobnie jak w poprzednim typie, znaczny brak elastyczności, ponieważ w środowisku telepracy będziemy musieli ponownie przeprowadzić instalację, gdyż nie możemy łatwo przenieść sprzętu. W innych przypadkach konieczne jest również pobranie dodatkowego oprogramowania, tzw. softphone'ów, na urządzenie, na którym chcemy odbierać i nadawać nasze połączenia.
2. WebRTC.
Dzięki protokołowi WebRTC (Web Real-Time Communication) wszystko dzieje się w chmurze, a nic na urządzeniach, więc system jest zawsze aktualny. Rozwiązanie to przynosi znaczne oszczędności, ponieważ wystarczy nam jedno urządzenie podłączone do Internetu, niezależnie od tego, czy jest to komputer, telefon komórkowy czy tablet. Dlatego, w przeciwieństwie do poprzedniego, nie wymaga instalacji, okablowania ani konserwacji.
Jest to rozwiązanie proste i elastyczne, gdyż pozwala nam na wysyłanie i odbieranie połączeń z dowolnego miejsca na świecie. Jeśli szukasz nowoczesnego i wydajnego rozwiązania dla obsługi telefonicznej swojej firmy, to jest to najlepsza opcja.
Systemy te mają wbudowanych wiele zaawansowanych funkcji, jak również pozwalają na komunikację poprzez nowe kanały, takie jak wideo lub komunikatory, co pozwala na efektywne zarządzanie komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną. Mają również wbudowanych wiele zaawansowanych funkcjonalności, a także umożliwiają komunikację za pomocą nowych kanałów, takich jak wideo czy komunikatory, pozwalając na efektywne zarządzanie komunikacją wewnętrzną i zewnętrzną.
Na co należy zwrócić uwagę przy wyborze najlepszego systemu telefonicznego dla firmy?
Jak widać, istnieje wiele różnych opcji systemów telefonicznych dla Twojej firmy. Każdy z nich ma swoje zalety i korzyści. Musisz tylko wziąć pod uwagę cechy swojej firmy, aby wybrać ten, który najlepiej odpowiada Twoim potrzebom. Z tego powodu poniżej przedstawiamy kilka z nich, skupiając się szczególnie na rozwiązaniach telefonii wirtualnej.
1. Wielkość firmy.
Liczba zatrudnionych pracowników jest bardzo ważna, ponieważ w ramach systemów telefonii wirtualnej możemy znaleźć rozwiązania dostosowane do samozatrudnienia, małych i średnich przedsiębiorstw oraz dużych firm. W pierwszym przypadku idealnym rozwiązaniem jest znalezienie wirtualnej centrali telefonicznej, a w pozostałych oprogramowanie call center.
2. Liczba odbieranych połączeń.
W zależności od tego, czy wykonujesz lub odbierasz dużo połączeń, idealnym rozwiązaniem jest znalezienie oprogramowania centrali lub call center, które zawiera funkcje dostosowane do Twojej działalności telefonicznej. Na przykład, jeśli Twoja firma musi wykonywać dużą liczbę połączeń, ponieważ prowadzi kampanię telemarketingową, idealnym rozwiązaniem jest znalezienie rozwiązania, które umożliwia integrację z tym specjalistycznym oprogramowaniem.
3. Wizerunek, jaki chcesz stworzyć.
Na wizerunek Twojej firmy wśród klientów może mieć wpływ numer, którego używamy w naszym systemie telefonicznym. W ten sposób możemy poprawić i stworzyć wizerunek firmy krajowej za pomocą numeru specjalnego, lub firmy międzynarodowej za pomocą międzynarodowego numeru wirtualnego, ponieważ nasi klienci nie będą wiedzieli, gdzie się znajdujemy, ale będą mieli poczucie, że kontaktują się z dużą i ważną firmą, co da im pewność siebie.
Na przykład, wyobraźmy sobie firmę, która ma siedzibę w Opolu, ale dystrybucja jej produktów odbywa się w innych miastach w Europie. Dlatego przydatne może być posiadanie wirtualnego numeru dla każdego kraju, aby ułatwić komunikację z lokalnymi konsumentami. Wszystkie połączenia byłyby odbierane przez centralę znajdującą się w Opolu, ale obsługa byłaby zapewniona przez lokalne numery w innych częściach świata, a połączenia mogłyby być odbierane np. w ich własnym języku. Pozwala to, oprócz nadania międzynarodowego i profesjonalnego wizerunku, na spersonalizowaną obsługę.
Komunikatory internetowe.
Żyjemy w czasach, w których komunikacja za pomocą tych aplikacji stała się podstawą, więc jeśli chcesz zapewnić obsługę klienta za ich pośrednictwem, ideałem jest znalezienie rozwiązania, które pozwala na ich integrację. Nie wszystkie z nich to robią, dlatego ważne jest, aby szukać takiego, który pozwala na zarządzanie rozmowami z tej samej platformy, aby uniknąć ciągłego przełączania ekranów i zaoszczędzić czas.
Podsumowanie.
Wybór najlepszego systemu telefonicznego dla Twojej firmy nie jest łatwym zadaniem i prawdą jest, że nawet jeśli mamy jasność co do tego, czego szukamy, musimy poświęcić czas na porównanie różnych ofert różnych firm.